Informativa sul trattamento dei dati personali

Prenotazione alla Cena di Beneficenza 2026

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, di seguito “GDPR”, l’Associazione fornisce le informazioni relative al trattamento dei dati personali raccolti attraverso il modulo di prenotazione alla Cena di Beneficenza del 25 settembre 2026.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

ASSOCIAZIONE CAVALIERI ORDINI DINASTICI DELLA REALE E DUCALE CASA DI BORBONE PARMA A.P.S.

Sede legale: Via Giovanni Campesio 10, 29121 Piacenza (PC)
E-mail: info@borboneparma-aps.it

Le richieste relative alla protezione dei dati personali e all’esercizio dei diritti possono essere inviate all’indirizzo e-mail sopra indicato.

2. Dati personali trattati

Attraverso il modulo di prenotazione possono essere raccolti:

• nome e cognome;
• indirizzo;
• numero di telefono cellulare;
• indirizzo e-mail;
• numero e dati degli altri partecipanti;
• eventuali note inserite volontariamente;
• preferenza relativa alla ricezione di comunicazioni e newsletter;
• data, ora, indirizzo IP e pagina dalla quale viene effettuato l’invio;
• informazioni tecniche necessarie alla sicurezza e al corretto funzionamento del sito.

Il modulo non raccoglie direttamente dati bancari o informazioni relative agli strumenti di pagamento. Il pagamento della quota di partecipazione viene effettuato autonomamente dall’interessato tramite bonifico bancario.

Si invita a non inserire nel campo “Note” informazioni non necessarie o dati appartenenti a categorie particolari, quali informazioni relative alla salute, alle convinzioni religiose o politiche o ad altre condizioni personali particolarmente riservate.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

A. Gestione della prenotazione

I dati vengono trattati per:

• registrare la prenotazione;
• identificare il referente e gli altri partecipanti;
• calcolare il numero complessivo dei partecipanti e la quota da versare;
• inviare la conferma e il riepilogo della prenotazione;
• fornire informazioni organizzative relative all’evento;
• gestire eventuali richieste, variazioni o cancellazioni;
• verificare l’avvenuto pagamento;
• consentire la corretta organizzazione della Cena di Beneficenza.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.

B. Adempimento di obblighi amministrativi e di legge

I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi amministrativi, contabili, fiscali o previsti dalla normativa applicabile.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.

C. Sicurezza del sito e tutela dell’Associazione

I dati tecnici possono essere trattati per:

• prevenire abusi, frodi e invii automatizzati;
• proteggere il sito e i sistemi informatici;
• accertare, esercitare o difendere eventuali diritti dell’Associazione.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei propri sistemi e alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR. Il legittimo interesse deve essere valutato e bilanciato rispetto ai diritti e alle libertà degli interessati.

D. Newsletter e comunicazioni dell’Associazione

Solo in presenza di uno specifico consenso facoltativo, i dati del referente possono essere utilizzati per inviare tramite e-mail:

• aggiornamenti;
• comunicazioni istituzionali;
• informazioni su iniziative;
• inviti a eventi;
• newsletter dell’Associazione.

La base giuridica è il consenso dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

La mancata prestazione del consenso alla newsletter non impedisce di effettuare la prenotazione.

4. Dati degli altri partecipanti

Il referente può inserire nel modulo i dati personali di altri partecipanti.

In questo caso, il referente dichiara:

• di essere autorizzato a comunicare tali dati all’Associazione;
• di aver informato gli altri partecipanti sulle finalità della comunicazione;
• di aver messo a loro disposizione la presente informativa.

I dati degli altri partecipanti vengono utilizzati esclusivamente per la gestione dell’iscrizione e dell’evento.

I partecipanti aggiuntivi non vengono iscritti alla newsletter e i loro indirizzi e-mail non vengono utilizzati per finalità promozionali, salvo che ciascun interessato presti autonomamente uno specifico consenso.

Poiché alcuni dati possono essere comunicati all’Associazione dal referente e non raccolti direttamente presso il partecipante, si applicano anche gli obblighi informativi previsti dall’articolo 14 del GDPR.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per gestire la prenotazione.

Il mancato conferimento di tali dati può rendere impossibile:

• registrare la richiesta;
• identificare i partecipanti;
• inviare la conferma;
• completare l’iscrizione all’evento.

Il conferimento dei dati per la newsletter è invece facoltativo.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento viene effettuato con strumenti informatici e, ove necessario, cartacei, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da:

• accessi non autorizzati;
• perdita;
• distruzione;
• modifica;
• divulgazione;
• utilizzo illecito o non corretto.

I dati vengono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive attività.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati o resi accessibili a:

• personale e collaboratori autorizzati dell’Associazione;
• fornitori di hosting e infrastruttura informatica;
• fornitori incaricati della gestione e manutenzione del sito;
• fornitori di servizi e-mail;
• consulenti amministrativi, fiscali o legali;
• soggetti incaricati dell’organizzazione dell’evento, nei limiti strettamente necessari;
• autorità pubbliche, quando la comunicazione sia prevista dalla legge.

Tali soggetti possono operare come autorizzati, autonomi titolari oppure responsabili del trattamento nominati ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

8. Utilizzo di Brevo

In caso di consenso alla newsletter, il nominativo, l’indirizzo e-mail e gli eventuali attributi associati al referente possono essere trasmessi alla piattaforma Brevo, utilizzata per la gestione delle comunicazioni via e-mail.

Brevo opera, rispetto ai dati inseriti dall’Associazione, secondo le condizioni e l’accordo sul trattamento dei dati resi disponibili dal fornitore.

Gli altri partecipanti indicati nella prenotazione non vengono inseriti automaticamente in Brevo.

9. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo

Qualora uno dei fornitori utilizzati comporti il trattamento o il trasferimento di dati verso Paesi situati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento verrà effettuato nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, mediante uno degli strumenti previsti dalla normativa applicabile.

Le informazioni sulle garanzie adottate possono essere richieste al Titolare.

10. Periodo di conservazione

I dati relativi alla prenotazione vengono conservati per il tempo necessario a:

• organizzare e gestire l’evento;
• verificare i pagamenti;
• rispondere a richieste successive;
• gestire eventuali contestazioni;
• adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali.

I dati operativi non soggetti a specifici obblighi di conservazione saranno ordinariamente cancellati o anonimizzati entro 24 mesi dalla conclusione dell’evento, salvo la necessità di conservarli più a lungo per la tutela di un diritto o per obblighi previsti dalla legge.

I dati presenti in documenti amministrativi o contabili saranno conservati per il periodo richiesto dalla normativa applicabile.

I dati utilizzati per newsletter e comunicazioni saranno conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione, con verifiche periodiche sulla permanenza dell’interesse dell’iscritto.

I dati tecnici e di sicurezza saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione e protezione del sito, salvo esigenze di accertamento di abusi o attività illecite.

11. Processi decisionali automatizzati

I dati non vengono utilizzati per adottare decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o conseguenze analogamente significative per l’interessato.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, tra cui:

• ottenere conferma dell’esistenza dei propri dati personali;
• accedere ai dati;
• richiederne la rettifica;
• richiederne la cancellazione;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento;
• richiedere la portabilità dei dati;
• revocare il consenso in qualsiasi momento;
• ottenere informazioni sui destinatari ai quali i dati sono stati comunicati.

Le richieste possono essere inviate a:

info@borboneparma-aps.it

L’interessato può presentare la richiesta al Titolare anche tramite posta elettronica e, di norma, deve ricevere riscontro entro un mese, salvo i casi di proroga previsti dal GDPR.

13. Diritto di reclamo

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’articolo 77 del GDPR, oppure rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

14. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative o tecniche relative al trattamento.

Ultimo aggiornamento: agosto 2026